Asiakastarina: Viola-kotiyhdistys ry

Viola-kodissa johdetaan tiedolla

Viola-koti ry:ssä tehtiin vuonna 2016 perinpohjainen myllerrys: ICT-muutoksen yhteydessä kaikki ohjelmistot vaihtuivat. Taloon tuli uusi toiminnanohjaus- ja laadunhallintajärjestelmä. Yhdistys siirtyi sähköiseen taloushallintoon ja taloushallinnon yhteistyökumppaniksi valikoitui VIEW Group, tuolloin EK-Tilit.

Kun samassa yhteydessä yhdistyksen tuolloinen talouspäällikkö jäi eläkkeelle, toimintatavat muuttuivat lähes kokonaan. Controller Mika Mäntylän johdolla aiemmasta taaksepäin katsovasta taloustiedosta siirryttiin ennakoivan tiedon käyttöön. Taloushallinnon muuttuminen sähköiseksi teki tiedolla johtamisesta arkea.

– Oli jopa järkyttävää huomata, että aiemmin olimme toimineet väärän tiedon varassa. Esimerkiksi toiminnot, joiden ajattelimme olevan kannattavia, eivät loppujen lopuksi olleetkaan, muistelee henkilöstöpäällikkö Elina Konsala.

Tarkka tieto pienentää riskejä

Ikäihmisille palveluja tuottava yhteiskunnallinen yritys työllistää noin sata työntekijää. Päivittäisen avun piirissä on noin 200 asiakasta, minkä lisäksi yhdistys tarjoaa myös kotihoitoa, kuntoutusta ja lähitoritoimintaa. Toiminnan rahoitus järjestyy pääosin kilpailutusten kautta.

– Kustannusymmärryksen tulee olla kohdallaan, jotta tarjoamme palvelut hintaan, jolla ne on mahdollista toteuttaa koko sopimuskauden ajan, Konsala painottaa täsmällisen tiedon merkitystä.

Toimialalle on tyypillistä, että työntekijöillä on osittaisia työaikoja ja että työaikaprosentit muuttuvat usein. Työaikamuodot vaihtuvat sijaisesta kuukausipalkkalaiseksi ja toisinpäin, ja toki silloin tällöin henkilöstössä on muutoksia. Konsala on tyytyväinen, että palkkaan liittyvät tiedot välittyvät HR-ohjelmassa suoraan palkanlaskijalle ja palkat maksetaan oikein.

– Riskiä unohdukselle ei ole, se on ihan oleellista, Konsala toteaa.

Huomaamaton taustatuki

Mäntylä tuottaa yhdistyksen käyttöön jatkuvasti reaaliaikaista tietoa. Netvisor on aina ajan tasalla, eikä tietoa tarvitse odottaa kuukausittaiseen ajoon asti.

Yhteistyö VIEW Groupin kanssa toimii hyvin – ja huomaamattomasti. Saattaa kulua viikkojakin siten, ettei Mäntylä ole lainkaan yhteyksissä kirjanpitäjään.

– Meidän näkökulmastamme homma toimii taustalla tukena, juuri kuten toivommekin. Me voimme keskittyä tekemään sitä, minkä vuoksi olemme olemassa, Mäntylä toteaa.

Yhteistyötä helpottaa se, että VIEW Groupin asiantuntijat tuntevat Viola-kodin tarpeet hyvin. Kirjanpidossa yhteyshenkilö on pysynyt samana yhteistyön alusta asti, palkanlaskennassa muuttunut vain pari kertaa.

– Kokenut kirjanpitäjämme tuntee meidät jo läpikotaisin, Mäntylä summaa.

”Siirryimme taaksepäin katsovasta taloustiedosta ennakoivan tiedon käyttöön.”