Maatalouden kirjanpito on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa, ja sen säilyttämiselle on olemassa tarkat säännöt. Kirjanpidon säilytysaika vaihtelee riippuen siitä, minkä tyyppisestä aineistosta on kyse. Tässä artikkelissa käymme läpi, kuinka kauan maatalouden kirjanpitoa tulee säilyttää ja mitä asioita on hyvä ottaa huomioon.
Kirjanpitolain mukaiset säilytysajat
Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä koskee kaikkia kirjanpidon tositteita, kuten myynti- ja ostolaskuja, tiliotteita sekä muita kirjanpidon perusteena olevia asiakirjoja. Tilinpäätöstä ja toimintakertomusta tulee säilyttää vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
On tärkeää huomata, että säilytysajat alkavat tilikauden päättymisestä, ei asiakirjan laatimisajankohdasta. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi vuoden 2023 tilikauden kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää vuoteen 2029 asti, ja tilinpäätöstä vuoteen 2033 asti.
Sähköinen ja paperinen arkistointi
Kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää joko paperisena tai sähköisessä muodossa. Sähköinen arkistointi on yhä suositumpaa, sillä se mahdollistaa aineiston helpon saatavuuden ja varmuuskopioinnin. Sähköisessä muodossa säilytettävän aineiston tulee olla helposti tarkasteltavissa ja tulostettavissa selkokielisessä muodossa ilman aiheetonta viivettä.
Paperisen aineiston säilyttäminen on myös mahdollista, mutta se vaatii enemmän tilaa ja huolellisuutta. Paperiset asiakirjat tulee säilyttää järjestelmällisesti ja turvallisesti, jotta ne ovat tarvittaessa helposti löydettävissä ja tarkasteltavissa.
Erityistilanteet ja poikkeukset
Joissakin tapauksissa kirjanpitoaineiston säilytysaika voi olla pidempi kuin kuusi vuotta. Esimerkiksi verotarkastuksen tai oikeudenkäynnin yhteydessä aineistoa voidaan joutua säilyttämään pidempään. Lisäksi joitakin asiakirjoja, kuten työsopimuksia ja palkkatietoja, tulee säilyttää pidempään työsopimuslain ja tulorekisterin sääntöjen mukaisesti.
On myös hyvä huomioida, että jos yritys käyttää ulkopuolista tilitoimistoa, vastuu kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on silti yrityksellä itsellään. Tilitoimisto voi auttaa aineiston säilyttämisessä, mutta lopullinen vastuu säilytyksen asianmukaisuudesta on aina yrityksellä.
Turvallisuus ja varmuuskopiointi
Kirjanpitoaineiston säilyttämisessä on tärkeää huolehtia tietoturvasta ja varmuuskopioinnista. Sähköisessä muodossa säilytettävä aineisto tulee varmuuskopioida säännöllisesti ja varmistaa, että varmuuskopiot ovat turvallisessa paikassa. Paperiset asiakirjat tulee säilyttää lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä.
Varmuuskopioinnin lisäksi on tärkeää huolehtia siitä, että aineisto on suojattu mahdollisilta vahingoilta, kuten tulipaloilta tai vesivahingoilta. Tämä voidaan varmistaa esimerkiksi säilyttämällä aineistoa paloturvallisissa kaapeissa tai tiloissa.
Palvelumme
Me VIEW Groupissa tarjoamme kattavat kirjanpito- ja taloushallintopalvelut, jotka helpottavat yrityksesi arkea. Ammattitaitoiset kirjanpitäjämme ja palkanlaskijamme huolehtivat talous- ja palkkahallinnostasi sekä niihin liittyvistä toimista, jolloin sinulle jää enemmän resursseja muihin tärkeisiin toimintoihin.
Palvelumme soveltuvat niin uusille yrittäjille kuin yritysmaailman kokeneille konkareillekin. Tarjoamme apua, tukea ja neuvoja yrityksen perustamiseen ja kasvuun, sekä hoidamme yritysmuodon muutokset, sulautumiset, jakautumiset ja yritysten purkamiset verosuunnitteluineen.
Jos tarvitset apua kirjanpidon säilyttämisessä tai muissa taloushallinnon asioissa, älä epäröi ottaa yhteyttä. Meidän asiantuntijamme ovat valmiina auttamaan sinua kaikissa taloushallinnon kysymyksissä.