Palkkatietojen säilyttäminen on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä. Tässä artikkelissa käsittelemme, kuinka kauan palkkatietoja tulee säilyttää ja mitä säädöksiä ja suosituksia tähän liittyy. Tavoitteenamme on tarjota selkeää ja kattavaa tietoa, joka auttaa yrityksiä ymmärtämään palkkatietojen säilyttämisen vaatimukset ja käytännöt.
Lakisääteiset säilytysajat
Suomessa palkkatietojen säilyttämistä säätelevät useat lait ja asetukset. Kirjanpitolain mukaan palkkatietoja, kuten palkkalaskelmia ja palkkayhteenvedot, tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tämä tarkoittaa käytännössä, että jos tilikausi päättyy esimerkiksi vuonna 2023, palkkatiedot tulee säilyttää vähintään vuoden 2029 loppuun saakka.
Lisäksi tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja voidaan ylläpitää ja korjata kymmenen vuoden ajan. Tämä vastaa sitä aikaa, jonka työnantajat ovat velvollisia säilyttämään palkka- ja muun kirjanpitonsa. On tärkeää huomata, että tulorekisteriin ilmoittaminen ei korvaa työnantajan kirjanpidon tai muun materiaalin säilyttämisvelvollisuutta.
Erityistapaukset ja suositukset
Joissakin tapauksissa palkkatietojen säilytysaika voi olla pidempi kuin lakisääteinen vähimmäisaika. Esimerkiksi terveydentilaa koskevat asiakirjat, kuten lääkärintodistukset, tulee säilyttää erikseen, ja suositeltava säilytysaika on kaksi vuotta. Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoja saa käsitellä vain perustellusta syystä, kuten lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi.
Työsuhteen päättyessä työnantajan on annettava työntekijälle työtodistus, joka sisältää tiedot työsuhteen kestosta ja työtehtävistä. Tämä todistus on annettava kymmenen vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Todistus työntekijän taidoista ja käytöksestä on annettava vain viiden vuoden ajan.
Yritystoiminnan päättyminen
Yritystoiminnan loppuminen ei vapauta yritystä palkkatietojen säilyttämisvelvoitteista. Materiaalit on muistettava pitää tallessa vähintään 6-10 vuoden ajan liiketoiminnan päättymisen jälkeen. Toiminnan loppuessa yrityksen tulee ilmoittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle, missä aineistoja säilytetään ja kuka säilyttämisestä vastaa.
Yksityiset elinkeinonharjoittajat voivat antaa tiedot suoraan lopettamisilmoituksessa. Osakeyhtiöiden kohdalla vastaava ilmoitus tulee eteen yhtiön purkamisen viimeisessä vaiheessa.
Hyvät käytännöt ja suositukset
On suositeltavaa tarkistaa palkkatietojen säilyttämiseen liittyvät käytännöt ja tilat säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä. Tämä varmistaa, että arkistointi ja siihen liittyvät välineet ovat ajantasaisesti asianmukaiset ja että tietosuoja-asetuksen vaatimukset tiedon arkistoinnille ja säilyttämiselle täyttyvät.
Yrityksen hallintoon liittyvät asiakirjat, kuten yhtiökokousten pöytäkirjat, tulee säilyttää jatkuvasti koko toiminnan ajan. Tämä on erityisen tärkeää, jos yrityksessä tapahtuu avainhenkilöiden vaihtumisia tai jos yritys menee konkurssiin ja pesänhoitaja tarvitsee tietoja käyttöönsä.
Palvelumme
Me VIEW Groupissa tarjoamme kattavia taloushallinnon palveluita, jotka auttavat yrityksiä huolehtimaan palkka- ja kirjanpitoaineistojen säilyttämisestä lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. Asiantuntijamme ovat valmiina auttamaan yrityksesi taloushallinnon kaikissa vaiheissa, aina perustamisesta kasvuun ja mahdollisiin yritysmuodon muutoksiin.
Palvelumme soveltuvat niin uusille yrittäjille kuin yritysmaailman konkareillekin. Ammattitaitoiset kirjanpitäjämme ja palkanlaskijamme huolehtivat talous- ja palkkahallinnostasi, jolloin sinulle jää enemmän resursseja muihin tärkeisiin toimintoihin. Ota yhteyttä ja anna meidän auttaa yritystäsi menestymään!