Yrityksen taloushallinnossa tiliotteiden säilyttäminen on tärkeä osa kirjanpitoa. Tiliotteet ovat keskeisiä dokumentteja, jotka todentavat yrityksen rahaliikenteen ja auttavat varmistamaan kirjanpidon oikeellisuuden. Mutta kuinka kauan näitä tiliotteita tulisi säilyttää? Tässä artikkelissa käymme läpi tiliotteiden säilytysaikoja ja annamme käytännön vinkkejä niiden hallintaan.
Kirjanpitolain mukaiset säilytysajat
Kirjanpitolain mukaan tiliotteet ja muut kirjanpitoaineistot on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä tarkoittaa, että jos tilikausi päättyy esimerkiksi 31.12.2023, tiliotteet on säilytettävä vähintään 31.12.2029 asti. Tämä säilytysaika koskee kaikkia kirjanpitovelvollisia, mukaan lukien pienet ja suuret yritykset.
On tärkeää huomata, että kuuden vuoden säilytysaika koskee myös muita kirjanpitoon liittyviä dokumentteja, kuten myyntilaskuja, ostolaskuja ja kuitteja. Näiden dokumenttien säilyttäminen on välttämätöntä, jotta yritys voi tarvittaessa todentaa liiketoimintansa tapahtumat ja varmistaa kirjanpidon oikeellisuuden.
Erityistilanteet ja pidemmät säilytysajat
Joissakin erityistilanteissa tiliotteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen säilytysaika voi olla pidempi kuin kuusi vuotta. Esimerkiksi arvonlisäverolain mukaan kiinteistöinvestointeihin liittyvät laskut ja tositteet on säilytettävä 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tarkistuskausi on alkanut. Tämä tarkoittaa, että kiinteistöinvestointeihin liittyvät dokumentit on säilytettävä huomattavasti pidempään kuin muut kirjanpitoaineistot.
Lisäksi joissakin tapauksissa, kuten EU:n yritystukien ja hankerahoitusprojektien yhteydessä, säilytysajat voivat olla normaalia pidempiä. Näissä tilanteissa on tärkeää tarkistaa hankekohtaiset arkistointivaatimukset ja noudattaa niitä huolellisesti.
Palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon asiakirjat
Palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon asiakirjojen säilytysajat määräytyvät eri lakien pohjalta. Ennakkoperintälain mukaan palkkakirjanpito tulee säilyttää 10 vuoden ajan ja muistiinpanot sekä tositteet 6 vuoden ajan. Työsopimuslain mukaan palkkasaatava vanhenee viidessä vuodessa, kun työsuhde jatkuu, ja työsuhteen päättyessä saatava vanhenee kahdessa vuodessa.
Vuosilomalain ja työaikalain mukaan kanneaika on kaksi vuotta kalenterivuoden päättymisestä. Terveydentilaa koskevat asiakirjat, kuten lääkärintodistukset, tulee säilyttää erikseen, ja suositeltava säilytysaika on kaksi vuotta. Näiden asiakirjojen säilyttämisessä on tärkeää noudattaa tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Missä muodossa tiliotteet tulisi säilyttää?
Nykyinen kirjanpitolainsäädäntö mahdollistaa tiliotteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen säilyttämisen sähköisessä muodossa. Tämä tarkoittaa, että yritykset voivat valita, säilyttävätkö ne dokumentit paperisina, sähköisinä vai näiden yhdistelmänä. Olennaista on, että dokumentit säilytetään huolellisesti ja ne ovat tarvittaessa tarkasteltavissa ja tulostettavissa selkokielisessä muodossa ilman aiheetonta viivettä.
Sähköinen arkistointi voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että aineistot tallennetaan pilvipalveluperiaatteella toimivaan sähköiseen taloushallinto-ohjelmaan. Tällöin tiedot ovat varmuuskopioituina ja niihin pääsee käsiksi mistä tahansa ja millä laitteella tahansa. On kuitenkin tärkeää huolehtia varmuuskopioinnista ja tietoturvasta, jotta aineistot säilyvät turvallisesti.
Vastuu tiliotteiden säilyttämisestä
Vastuu tiliotteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen säilyttämisestä on kirjanpitovelvollisella eli yrityksen johdolla, vastuunalaisella yhtiömiehellä, hallituksella tai muulla vastaavalla taholla. Yrityksen toiminnan loppuessa tai toiminnan muutoin päättyessä on huolehdittava siitä, että kirjanpitoaineisto säilyy ja säilytetään määräaikoja noudattaen asianmukaisesti.
Kirjanpitovelvollinen voi ulkoistaa aineistojen pysyvän säilyttämisen myös ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, kuitenkin muistaen, että vastuu toteutuksesta ja säilyttämisestä on aina kirjanpitovelvollisella. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos yrityksellä ei ole resursseja tai osaamista huolehtia säilytyksestä itse.
Palvelumme
Me VIEW Groupissa tarjoamme kattavia taloushallinnon palveluita, jotka auttavat yrityksiä huolehtimaan kirjanpidostaan ja siihen liittyvistä velvoitteista. Asiantuntijamme ovat valmiina auttamaan sinua kaikissa kirjanpitoon liittyvissä kysymyksissä ja varmistamaan, että yrityksesi taloushallinto on aina ajan tasalla ja lain vaatimusten mukainen.
Palvelumme kattavat muun muassa kirjanpidon, palkanlaskennan, verosuunnittelun ja yritysjärjestelyt. Tarjoamme myös neuvontaa ja tukea yrityksen perustamiseen ja kasvuun liittyvissä asioissa. Kun jätät taloushallintosi ammattilaisten käsiin, voit keskittyä rauhassa yrityksesi ydintoimintoihin ja varmistaa, että talousasiat hoituvat luotettavasti ja tehokkaasti.
Ota yhteyttä ja anna meidän auttaa sinua huolehtimaan yrityksesi taloushallinnosta parhaalla mahdollisella tavalla.