Kirjanpito on olennainen osa yrityksen taloushallintoa, ja sen asianmukainen hoitaminen on paitsi liiketoiminnan sujuvuuden myös lakisääteisten vaatimusten täyttämisen kannalta välttämätöntä. Yksi keskeisistä kysymyksistä, joita yrittäjät ja taloushallinnon ammattilaiset kohtaavat, on kirjanpitomateriaalin säilytysaika ja siihen liittyvät lakisääteiset vaatimukset. Tässä artikkelissa käsittelemme näitä aiheita perusteellisesti ja tarjoamme selkeät vastaukset yleisimpiin kysymyksiin.
Kirjanpitomateriaalin säilytysaika
Kirjanpitolain mukaan yrityksen on säilytettävä kirjanpitomateriaalia vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä koskee muun muassa myyntilaskuja, ostolaskuja, tiliotteita ja matkalaskuja. Poikkeustapauksissa säilytysaika voi olla pidempi, esimerkiksi arvonlisäverolain mukaan kiinteistöinvestointeihin liittyvät laskut ja tositteet on säilytettävä 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tarkistuskausi on alkanut.
On tärkeää huomata, että säilytysaika voi vaihdella myös muiden lakien ja säädösten mukaan. Esimerkiksi työsopimuslain mukaan työtodistukset on säilytettävä 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Lisäksi tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja voidaan ylläpitää ja korjata 10 vuoden ajan, mikä vastaa työnantajien velvollisuutta säilyttää palkka- ja muu kirjanpitonsa.
Säilytystavat ja tietoturva
Kirjanpitomateriaalin säilytystavat ovat yhtä tärkeitä kuin säilytysaika. Materiaalin on oltava helposti saatavilla ja katseltavissa myöhempien tarkastelujen yhteydessä. Tämä tarkoittaa, että aineistokopioinnit on tehtävä huolellisesti ja säilytystapa on valittava siten, että tieto ei ole muutettavissa. Sähköinen arkistointi on yleistynyt, ja se tarjoaa monia etuja, kuten tilansäästöä ja helppoa pääsyä tietoihin.
Sähköisessä arkistoinnissa on kuitenkin huomioitava tietoturva. Aineistojen taltioinnissa on varmistettava käytettävien tietovälineiden ja laitteiden käytettävyys sekä sopivuus koko lakisääteiselle arkistointiajalle. Lisäksi on huolehdittava siitä, että vain henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja, pääsevät arkistoihin.
Erityistilanteet ja poikkeukset
Joissakin tilanteissa kirjanpitomateriaalin säilytysaika voi olla pidempi kuin lakisääteinen vähimmäisaika. Esimerkiksi Euroopan Unionin yritystuet ja hankerahoitusprojektit voivat edellyttää, että aineistoja pidetään tallessa normaalia pidempään. Toisaalta henkilötietoja sisältäviä aineistoja ei EU:n tietosuoja-asetusten vaatimusten takia kannata arkistoida lain määrittämää vähimmäisvelvoitetta pidempään, ellei tähän ole pätevää syytä.
On myös tärkeää huomioida, että taloushallinnon ohjelmistoja vaihdettaessa on huolehdittava siitä, että edellisestä järjestelmästä on aineistokopioinnit tehty asianmukaisesti lakisääteisine arkistointeineen. Tämä varmistaa, että aineistot ovat vaikeuksitta saatavilla ja katseltavissa myöhempien tarkastelujen yhteydessä.
Kirjanpitomateriaalin säilytyksen käytännön vinkit
Kirjanpitomateriaalin säilytyksessä on hyvä noudattaa muutamia käytännön vinkkejä. Ensinnäkin, säilytä kaikki kirjanpitoon liittyvät dokumentit järjestelmällisesti ja varmista, että ne ovat helposti löydettävissä. Toiseksi, käytä luotettavia ja turvallisia säilytystapoja, kuten pilvipalveluita tai ulkoisia kovalevyjä. Kolmanneksi, varmista, että vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi arkistoihin.
On myös suositeltavaa tarkastella arkistoinnin tilannetta määräajoin, esimerkiksi hyvissä ajoin ennen uuden tilikauden alkua. Tämä auttaa varmistamaan, että arkistointiratkaisut ovat ajantasaisia ja täyttävät lakisääteiset vaatimukset muun muassa audit trailin eli aukottoman kirjausketjun osalta.
Palvelumme
Me VIEW Groupissa tarjoamme kattavat kirjanpito- ja taloushallintopalvelut, jotka auttavat yrityksiä täyttämään kaikki lakisääteiset vaatimukset ja varmistamaan, että kirjanpito on aina ajan tasalla. Ammattitaitoiset kirjanpitäjämme ja palkanlaskijamme huolehtivat niin talous- kuin palkkahallinnostasi sekä niihin liittyvistä toimista, jolloin sinulle jää enemmän resursseja muihin tärkeisiin toimintoihin.
Asiakkaanamme sinulle nimetään aina oma yhteyshenkilö, varahenkilö ja tiimi, mikä takaa henkilökohtaisen palvelun ja taloushallinnon hoitamisen joka tilanteessa. Tarjoamme myös asiantuntijapalveluita yrityksen perustamiseen ja kasvuun, yritysmuodon muutoksiin, sulautumisiin, jakautumisiin sekä yritysten purkamisiin ja lopettamisiin verosuunnitteluineen.
Jos tarvitset apua kirjanpidon tai taloushallinnon kanssa, älä epäröi ottaa yhteyttä meihin. Olemme täällä auttamassa sinua menestymään.