Kirjanpito on olennainen osa yrityksen taloushallintoa, ja sen asianmukainen hoitaminen on lakisääteinen velvollisuus. Yksi keskeisimmistä kysymyksistä, joita yrittäjät ja taloushallinnon ammattilaiset kohtaavat, on kirjanpitomateriaalin säilytysaika ja säilytysvelvollisuus. Tässä artikkelissa käsittelemme näitä aiheita perusteellisesti ja tarjoamme selkeät vastaukset yleisimpiin kysymyksiin.
Kirjanpitomateriaalin säilytysaika
Kirjanpitolain mukaan kirjanpitomateriaali on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä koskee muun muassa myyntilaskuja, ostolaskuja, tiliotteita ja matkalaskuja. Poikkeustapauksissa säilytysaika voi olla pidempi, esimerkiksi arvonlisäverolain mukaan kiinteistöinvestointeihin liittyvät laskut ja tositteet on säilytettävä 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tarkistuskausi on alkanut.
On tärkeää huomioida, että säilytysaika voi vaihdella myös muiden lakien ja säädösten mukaan. Esimerkiksi tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja voidaan ylläpitää ja korjata 10 vuoden ajan, mikä vastaa pääsääntöisesti sitä aikaa, jonka työnantajat ovat velvollisia säilyttämään palkka- ja muun kirjanpitonsa.
Säilytysvelvollisuus ja sen merkitys
Säilytysvelvollisuus tarkoittaa, että yrityksen on huolehdittava kirjanpitomateriaalin asianmukaisesta säilyttämisestä ja arkistoinnista. Tämä velvollisuus koskee kaikkia yrityksiä, riippumatta niiden koosta tai toimialasta. Säilytysvelvollisuuden laiminlyönti voi johtaa vakaviin seuraamuksiin, kuten taloudellisiin sanktioihin ja oikeudellisiin toimenpiteisiin.
Kirjanpitomateriaalin säilyttäminen on tärkeää myös yrityksen toiminnan jatkuvuuden kannalta. Esimerkiksi yrityksen konkurssitilanteessa pesänhoitaja tarvitsee pääsyn kirjanpitoon voidakseen saattaa sen loppuun. Lisäksi säilytetty kirjanpitoaineisto on tarpeen tilintarkastuksia ja verotarkastuksia varten.
Kirjanpitomateriaalin säilytystavat
Kirjanpitomateriaali voidaan säilyttää useilla eri tavoilla, kuten paperimuodossa, sähköisessä muodossa tai pilvipalveluissa. Sähköinen säilytys on yleistynyt merkittävästi, ja se tarjoaa monia etuja, kuten helpon pääsyn tietoihin ja tilan säästämisen. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että sähköinen säilytys täyttää lakisääteiset vaatimukset, kuten tiedon muuttumattomuuden ja turvallisuuden.
Kun taloushallinnon ohjelmistoja vaihdetaan, on huolehdittava siitä, että edellisestä järjestelmästä on tehty asianmukaiset aineistokopioinnit. Tämä takaa, että aineistot ovat saatavilla ja katseltavissa myöhempien tarkastelujen yhteydessä. Lisäksi on varmistettava, että vain henkilöt, joilla on oikeus käsitellä tietoja, pääsevät arkistoihin.
Erityistilanteet ja poikkeukset
Joissakin tilanteissa kirjanpitomateriaalin säilytysaika voi olla pidempi kuin kuusi vuotta. Esimerkiksi kiinteistöinvestointeihin liittyvät laskut ja tositteet on säilytettävä 13 vuotta. Lisäksi jotkut Euroopan Unionin yritystuet ja hankerahoitusprojektit voivat edellyttää aineistojen säilyttämistä normaalia pidempään.
Toisaalta henkilötietoja sisältäviä aineistoja ei EU:n tietosuoja-asetusten vaatimusten takia kannata arkistoida lain määrittämää vähimmäisvelvoitetta pidempään, ellei tähän ole pätevää syytä. On tärkeää noudattaa näitä säädöksiä ja varmistaa, että yrityksen kirjanpitoaineisto säilytetään asianmukaisesti.
Palvelumme
Me VIEW Groupissa tarjoamme kattavat kirjanpito- ja taloushallintopalvelut, jotka helpottavat yrityksesi arkea. Ammattitaitoiset kirjanpitäjämme ja palkanlaskijamme huolehtivat talous- ja palkkahallinnostasi sekä niihin liittyvistä toimista, jolloin sinulle jää enemmän resursseja muihin tärkeisiin toimintoihin. Palvelumme soveltuvat niin uusille yrittäjille kuin yritysmaailman kokeneille konkareillekin.
Asiakkaanamme sinulle nimetään aina oma yhteyshenkilö, varahenkilö ja tiimi. Näin taloushallintosi hoitaminen on turvattu joka tilanteessa ja palvelusi henkilökohtaista. Tarjoamme myös asiantuntijapalveluita, joista saat apua, tukea ja neuvoja yrityksen perustamiseen ja kasvuun. Hoidamme yritysmuodon muutokset, sulautumiset, jakautumiset sekä yritysten purkamiset ja lopettamiset verosuunnitteluineen.
Jos tarvitset apua kirjanpidon tai taloushallinnon kanssa, älä epäröi ottaa yhteyttä meihin. Olemme täällä auttamassa sinua menestymään.