Kirjanpitomateriaalin säilytysaika on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa. Lainsäädäntö määrittelee tarkasti, kuinka kauan eri kirjanpitoaineistoja tulee säilyttää. Tässä artikkelissa käymme läpi keskeiset säilytysajat ja annamme vinkkejä, miten varmistaa aineistojen asianmukainen säilytys.
Kirjanpitolain mukaiset säilytysajat
Kirjanpitolain mukaan yrityksen on säilytettävä kirjanpitoaineistoa vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä koskee muun muassa myyntilaskuja, ostolaskuja, tiliotteita ja matkalaskuja. Tilinpäätöksen ja siihen liittyvien asiakirjojen säilytysaika on kuitenkin pidempi, vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
On tärkeää huomata, että säilytysvelvollisuus koskee sekä paperisia että sähköisiä aineistoja. Jos kirjanpitoaineistoa säilytetään sähköisessä muodossa, on varmistettava, että aineisto on luettavissa ja käytettävissä koko säilytysajan.
Erityistapaukset ja pidemmät säilytysajat
Joissakin tapauksissa kirjanpitoaineiston säilytysaika voi olla pidempi kuin kymmenen vuotta. Esimerkiksi arvonlisäverolain mukaan kiinteistöinvestointeihin liittyvät laskut ja tositteet on säilytettävä 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tarkistuskausi on alkanut. Tämä johtuu siitä, että kiinteistöinvestointien tarkistuskausi voi olla jopa kymmenen vuotta investoinnin valmistumisesta.
Myös jotkut Euroopan Unionin yritystuet ja hankerahoitusprojektit voivat edellyttää, että aineistoja pidetään tallessa normaalia pidempään. Näissä tapauksissa on tärkeää tarkistaa rahoitusehtojen mukaiset säilytysajat ja noudattaa niitä tarkasti.
Sähköinen arkistointi ja tietoturva
Sähköinen arkistointi on yleistynyt merkittävästi, ja se tarjoaa monia etuja, kuten helpon pääsyn aineistoihin ja tilan säästämisen. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että sähköinen arkistointi täyttää lakisääteiset vaatimukset. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että aineistojen on oltava luettavissa ja käytettävissä koko säilytysajan, ja että kirjausketju on säilytettävä ehjänä.
Turvallisuus on olennainen osa sähköistä arkistointia. Varmuuskopiointi ja tietoturva ovat keskeisiä tekijöitä, joihin on kiinnitettävä huomiota. Aineistojen muotoa voidaan muuttaa, esimerkiksi paperisesta sähköiseksi, jos se on tarpeen käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi. Tällöin on kuitenkin varmistettava, että kirjausketju säilyy ehjänä.
Muistilista kirjanpitoaineiston säilytysajoista
Jotta kirjanpitoaineiston säilytysajat pysyvät hallinnassa, on hyvä pitää mielessä seuraavat keskeiset säilytysajat:
- Myyntilaskut, ostolaskut, tiliotteet ja matkalaskut: vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä
- Tilinpäätös ja siihen liittyvät asiakirjat: vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä
- Kiinteistöinvestointeihin liittyvät laskut ja tositteet: vähintään 13 vuotta tarkistuskauden alkamisesta
On myös hyvä muistaa, että tietyissä tapauksissa säilytysvelvollisuus voi jatkua pidempään, esimerkiksi EU:n yritystukien ja hankerahoitusprojektien yhteydessä.
Palvelumme kirjanpidon ja taloushallinnon alalla
Me VIEW Groupissa tarjoamme kattavia kirjanpito- ja taloushallintopalveluja, jotka auttavat yrityksiä varmistamaan, että kaikki lakisääteiset vaatimukset täyttyvät. Ammattitaitoiset kirjanpitäjämme ja palkanlaskijamme huolehtivat talous- ja palkkahallinnostasi, jolloin sinulle jää enemmän resursseja muihin tärkeisiin toimintoihin.
Palvelumme soveltuvat niin uusille yrittäjille kuin yritysmaailman kokeneille konkareillekin. Tarjoamme apua, tukea ja neuvoja yrityksen perustamiseen ja kasvuun, sekä hoidamme yritysmuodon muutokset, sulautumiset, jakautumiset ja yritysten purkamiset verosuunnitteluineen.
Jos haluat varmistaa, että kirjanpitoaineistosi säilytysajat ja muut taloushallinnon vaatimukset täyttyvät, ota yhteyttä meihin. Asiantuntijamme ovat valmiina auttamaan sinua kaikissa kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.