Kuinka valita oikea laskutusohjelma?

Laskutusohjelman valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä, joita yrityksen omistaja tai taloushallinnon ammattilainen voi tehdä. Oikea ohjelmisto voi tehostaa liiketoimintaprosesseja, vähentää virheitä ja säästää aikaa. Tässä artikkelissa käymme läpi, kuinka valita oikea laskutusohjelma yrityksellesi.

Yrityksen tarpeiden kartoitus

Ensimmäinen askel oikean laskutusohjelman valinnassa on yrityksen tarpeiden kartoitus. On tärkeää ymmärtää, mitä ominaisuuksia ja toimintoja yrityksesi tarvitsee laskutusohjelmalta. Tarvitsetko esimerkiksi monikielistä tukea, monivaluuttalaskutusta tai integraatioita muihin järjestelmiin?

Yrityksen koon ja toimialan huomioiminen on myös tärkeää. Pienet yritykset saattavat pärjätä yksinkertaisemmilla ratkaisuilla, kun taas suuremmat yritykset voivat tarvita monipuolisempia ja skaalautuvia järjestelmiä. Lisäksi, jos yrityksesi toimii kansainvälisesti, on tärkeää valita ohjelmisto, joka tukee eri maiden laskutuskäytäntöjä ja verosäännöksiä.

Käytettävyys ja käyttäjäkokemus

Käytettävyys on keskeinen tekijä laskutusohjelman valinnassa. Ohjelmiston tulisi olla intuitiivinen ja helppokäyttöinen, jotta sen käyttöönotto ja päivittäinen käyttö sujuvat vaivattomasti. Hyvä käyttäjäkokemus vähentää koulutustarvetta ja minimoi virheiden mahdollisuuden.

On myös suositeltavaa testata ohjelmistoa ennen lopullista päätöstä. Monet ohjelmistotoimittajat tarjoavat ilmaisia kokeilujaksoja, joiden aikana voit arvioida ohjelmiston sopivuutta yrityksesi tarpeisiin. Käyttäjäarvostelut ja suositukset voivat myös antaa arvokasta tietoa ohjelmiston käytettävyydestä ja luotettavuudesta.

Integraatiomahdollisuudet

Nykyään monet yritykset käyttävät useita eri ohjelmistoja liiketoimintaprosessiensa hallintaan. Siksi on tärkeää, että valitsemasi laskutusohjelma integroituu saumattomasti muihin käyttämiesi järjestelmiin, kuten kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelmistoihin.

Integraatiomahdollisuudet voivat merkittävästi tehostaa liiketoimintaprosesseja ja vähentää manuaalisen työn tarvetta. Esimerkiksi, jos laskutusohjelma integroituu suoraan kirjanpitojärjestelmään, laskutustiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, mikä vähentää virheiden riskiä ja säästää aikaa.

Tietoturva ja lainsäädännön noudattaminen

Tietoturva on kriittinen tekijä laskutusohjelman valinnassa. Ohjelmiston tulee suojata yrityksesi ja asiakkaidesi tiedot tehokkaasti. Varmista, että ohjelmisto noudattaa ajantasaisia tietoturvastandardeja ja tarjoaa tarvittavat suojausmekanismit, kuten salauksen ja monivaiheisen tunnistautumisen.

Lisäksi on tärkeää, että laskutusohjelma noudattaa paikallisia ja kansainvälisiä lainsäädäntöjä ja määräyksiä. Esimerkiksi EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa tiukat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle, ja valitsemasi ohjelmiston tulee täyttää nämä vaatimukset.

Kustannukset ja hinnoittelumallit

Laskutusohjelman kustannukset voivat vaihdella merkittävästi eri toimittajien ja hinnoittelumallien välillä. On tärkeää arvioida ohjelmiston kokonaiskustannukset, mukaan lukien käyttöönotto-, ylläpito- ja päivityskustannukset. Jotkut ohjelmistot tarjoavat kiinteähintaisia paketteja, kun taas toiset käyttävät käyttöön perustuvaa hinnoittelua.

On myös hyvä tarkistaa, mitä palveluita ja tukea hintaan sisältyy. Esimerkiksi, tarjoaako toimittaja asiakastukea, koulutusta ja päivityksiä ilman lisäkustannuksia? Näiden tekijöiden huomioiminen auttaa varmistamaan, että saat parhaan mahdollisen vastineen rahallesi.

Palvelumme

Meillä on laaja valikoima laskutusohjelmistoja, jotka sopivat eri kokoisille ja eri toimialoilla toimiville yrityksille. Tarjoamme muun muassa Procountor, Mepco, Suonentieto ja Fivaldi -ohjelmistoja, jotka kaikki ovat tunnettuja luotettavuudestaan ja monipuolisista ominaisuuksistaan.

Procountor on erinomainen valinta yrityksille, jotka tarvitsevat kattavan ja skaalautuvan taloushallinnon ratkaisun. Mepco puolestaan tarjoaa monipuoliset HR- ja palkanlaskentatoiminnot, jotka integroituvat saumattomasti muihin järjestelmiin. Suonentieto on erityisesti maatalousyrityksille suunnattu ohjelmisto, joka tukee alan erityistarpeita. Fivaldi on kotimainen ja toimintavarma pilvipalvelu, joka tarjoaa reaaliaikaisen näkymän yrityksesi talouteen.

Ota yhteyttä, niin autamme sinua valitsemaan parhaiten yrityksesi tarpeisiin sopivan laskutusohjelman. Asiantuntijamme ovat valmiina vastaamaan kysymyksiisi ja tarjoamaan tukea ohjelmiston käyttöönotossa ja käytössä.