Kirjanpitomateriaalin säilytysaika on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa. Se määrittelee, kuinka kauan yrityksen on säilytettävä erilaisia kirjanpitoon liittyviä dokumentteja. Tämä artikkeli tarjoaa kattavan katsauksen kirjanpitomateriaalin säilytysaikoihin ja siihen, miksi ne ovat tärkeitä.
Lakisääteiset säilytysajat
Suomessa kirjanpitolaki määrittelee, että kirjanpitoaineistoa on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä koskee muun muassa myyntilaskuja, ostolaskuja, tiliotteita ja matkalaskuja. Tilinpäätöksen perustana olevat kirjanpidot ja tositteet on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
Poikkeustapauksissa säilytysvelvollisuus voi olla pidempi. Esimerkiksi arvonlisäverolain mukaan kiinteistöinvestointeihin liittyvät laskut ja tositteet on säilytettävä 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tarkistuskausi on alkanut. Tämä johtuu siitä, että kiinteistöinvestoinnit voivat olla pitkäaikaisia ja niiden tarkistuskausi alkaa vasta investoinnin valmistumisesta.
Sähköinen arkistointi
Sähköinen arkistointi on yleistynyt merkittävästi viime vuosina. Se tarjoaa monia etuja, kuten helpon pääsyn tietoihin ja tilan säästämisen. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että sähköinen arkistointi täyttää lakisääteiset vaatimukset. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että tiedot on säilytettävä muuttumattomina ja niiden on oltava helposti saatavilla tarkastuksia varten.
Kun valitset taloushallinnon järjestelmää tai yhteistyökumppania, on tärkeää ottaa huomioon arkistointiin liittyvät tarpeet. Esimerkiksi audit trailin eli aukottoman kirjausketjun on oltava kunnossa. Lisäksi on varmistettava, että aineistokopioinnit tehdään huolellisesti ja että tiedot säilytetään turvallisesti.
Palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon asiakirjat
Palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon asiakirjojen säilytysaika vaihtelee. Esimerkiksi työsopimukset ja työtodistukset on säilytettävä kymmenen vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Palkkakortit ja palkkalistat on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
On myös tärkeää huomioida tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ei kannata säilyttää pidempään kuin on tarpeen, ellei siihen ole pätevää syytä. Tämä koskee erityisesti terveydentilaa koskevia tietoja, jotka on suositeltavaa säilyttää erillään muista asiakirjoista ja vain niin kauan kuin on välttämätöntä.
Erityistilanteet ja poikkeukset
Joissakin tapauksissa kirjanpitomateriaalin säilytysaika voi olla pidempi kuin lakisääteinen vähimmäisaika. Esimerkiksi Euroopan Unionin yritystuet ja hankerahoitusprojektit voivat edellyttää, että aineistoja pidetään tallessa normaalia pidempään. Tämä johtuu siitä, että rahoittajat saattavat vaatia tarkempaa seurantaa ja raportointia.
Toisaalta, jos yritys menee konkurssiin, pesänhoitaja voi ottaa kirjanpidon haltuunsa ja saattaa sen tarvittaessa loppuun. Tämä korostaa sitä, kuinka tärkeää on pitää kirjanpitoaineisto järjestyksessä ja helposti saatavilla.
Palvelumme
Me VIEW Groupissa tarjoamme kattavat kirjanpito- ja taloushallintopalvelut, jotka auttavat yrityksiä kaikenkokoisissa taloushallinnon tarpeissa. Ammattitaitoiset kirjanpitäjämme ja palkanlaskijamme huolehtivat niin talous- kuin palkkahallinnostasi, jolloin sinulle jää enemmän resursseja muihin tärkeisiin toimintoihin.
Palvelumme soveltuvat niin uusille yrittäjille kuin yritysmaailman kokeneille konkareillekin. Tarjoamme apua, tukea ja neuvoja yrityksen perustamiseen ja kasvuun, sekä hoidamme yritysmuodon muutokset, sulautumiset, jakautumiset ja yritysten purkamiset verosuunnitteluineen.
Jos haluat varmistaa, että kirjanpitoaineistosi säilytys on asianmukaista ja lakisääteisten vaatimusten mukaista, ota yhteyttä meihin. Meidän asiantuntijamme ovat valmiina auttamaan sinua kaikissa taloushallinnon kysymyksissä.