Yrityksen taloushallinnossa laskujen ja muiden kirjanpitoaineistojen säilyttäminen on tärkeä osa lakisääteisiä velvoitteita. Moni yrittäjä saattaa pohtia, kuinka kauan laskuja ja muita talousasiakirjoja tulee säilyttää. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitkä ovat kirjanpitoaineiston säilytysajat ja mitä tulee ottaa huomioon, jotta yrityksen taloushallinto on asianmukaisesti hoidettu.
Kirjanpitoaineiston säilytysajat
Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineiston säilytysajat vaihtelevat aineiston tyypin mukaan. Yleisesti ottaen kirjanpitoaineisto jaetaan kahteen pääkategoriaan: kuusi vuotta säilytettävä aineisto ja kymmenen vuotta säilytettävä aineisto.
Kuusi vuotta säilytettävää aineistoa ovat muun muassa:
- Tilikauden aikana kertyneet tositteet, kuten myyntilaskut, tiliotteet ja matkalaskut
- Myyntiraportit ja arvonlisäverolain edellyttämät tiedot
- Ostolaskut ja ostolaskujen läheteet
- Palkkalaskelmat ja palkkayhdelmät
- Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto
Kymmenen vuotta säilytettävää aineistoa ovat muun muassa:
- Kirjanpidon päivä- ja pääkirjat
- Palkkakirjanpidon raportit ja palkkakortit
- Tilinpäätös, toimintakertomus ja liitetiedot
- Konsernitilinpäätösten yhdistelylaskelmat
- Yhtiön hallintoon liittyvät pöytäkirjat
Yrityksen toiminnan päättyminen
Yritystoiminnan loppuminen ei vapauta kirjanpitovelvollisuuksista. Materiaalit on säilytettävä vähintään 6-10 vuoden ajan liiketoiminnan päättymisen jälkeen. Toiminnan loppuessa tulee ilmoittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle, missä aineistoja säilytetään ja kuka säilyttämisestä vastaa.
Yksityiset elinkeinonharjoittajat voivat antaa tiedot suoraan lopettamisilmoituksessa. Osakeyhtiöiden kohdalla vastaava ilmoitus tehdään yhtiön purkamisen viimeisessä vaiheessa.
Missä muodossa kirjanpitoaineisto säilytetään?
Kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää joko paperisena, sähköisessä muodossa tai näiden yhdistelmänä. Olennaista on, että aineisto säilytetään huolellisesti ja se on tarvittaessa tarkasteltavissa ja tulostettavissa selkokielisessä muodossa ilman aiheetonta viivettä.
Sähköinen arkistointi voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että aineistot ovat tallessa pilvipalveluperiaatteella toimivassa sähköisessä taloushallinto-ohjelmassa. Tällöin tiedot eivät sijaitse yksittäisellä tietokoneella tai yrityksen omalla palvelimella, vaan ne säilytetään varmuuskopioituina ohjelmistotoimittajan palvelimella.
Kuka vastaa kirjanpitoaineiston säilyttämisestä?
Vastuu kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on kirjanpitovelvollisella eli yrityksen johdolla, vastuunalaisella yhtiömiehellä, hallituksella tai muulla vastaavalla taholla. Yrityksen toiminnan loppuessa on huolehdittava siitä, että kirjanpitoaineisto säilyy ja säilytetään määräaikoja noudattaen asianmukaisesti.
Kirjanpitovelvollinen voi ulkoistaa aineistojen pysyvän säilyttämisen myös ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, kuitenkin muistaen, että vastuu toteutuksesta ja säilyttämisestä on aina kirjanpitovelvollisella.
Palvelumme
Me VIEW Groupissa tarjoamme kattavat taloushallinnon palvelut, jotka soveltuvat niin uusille yrittäjille kuin yritysmaailman konkareillekin. Ammattitaitoiset kirjanpitäjämme ja palkanlaskijamme huolehtivat talous- ja palkkahallinnostasi, jolloin sinulle jää enemmän resursseja muihin tärkeisiin toimintoihin.
Palveluihimme kuuluvat muun muassa yrityksen perustamiseen ja kasvuun liittyvät neuvot, yritysmuodon muutokset, sulautumiset, jakautumiset sekä yritysten purkamiset ja lopettamiset verosuunnitteluineen. Ota yhteyttä ja anna meidän huolehtia yrityksesi taloushallinnosta asiantuntemuksella.